BIENVENIDOS A IMCPL
Guía de uso para las salas de reuniones
En su carácter de centro de información comunitario, la Biblioteca Pública de Indianápolis - Condado de Marion promueve la libre expresión de ideas, lo que es fundamental para contar con una ciudadanía informada. La disponibilidad de salas de reuniones en nuestras instalaciones bibliotecarias es uno de los métodos que se usan para brindar acceso a las ideas que representan todo los puntos de vista acerca de todos los temas. El permiso que se otorga para reunirse en una sala de reuniones de la Biblioteca no constituye endoso por la Biblioteca de las políticas o creencias de cualquier grupo u organización.
La Biblioteca se reserva el derecho de examinar cada solicitud de uso y determinar si dicho uso se encuadra dentro de las pautas de las salas de reuniones de la Biblioteca Pública de Indianápolis - Condado de Marion. El uso de las instalaciones podría ser denegado en cualquier momento si la conducta del grupo, o de cualquiera de sus integrantes, obstruye el servicio de la Biblioteca, daña o pone en peligro al edificio, los materiales de la Biblioteca, las obras expuestas, los muebles, o las personas en el edificio.
General
La Biblioteca Pública de Indianápolis - Condado de Marion tiene salas de reuniones disponibles durante los horarios públicos de operación. El Centro de Servicios Bibliotecarios (LSC) y La Biblioteca Central tienen salas de reuniones y otros espacios disponibles para alquilar después de los horarios regulares.
Los grupos e individuos que usan las salas de reuniones son invitados de la Biblioteca, y su uso de las salas debe reflejar esa relación. Las áreas designadas como "staff lounges" son para uso exclusivo del personal de la Biblioteca y voluntarios. Las actividades para los menores de edad deben ser supervisadas por adultos responsables. No se permite fumar en ninguna sala de reuniones de la biblioteca. No se puede denegar el acceso a ninguna persona a una reunión por la cual no se cobra entrada o en la cual la entrada no se limita sólo a los miembros, siempre que esa persona respete las Normas de Comportamiento de la Biblioteca. La autorización para el uso de una sala de reuniones de la biblioteca se limita a los muebles y al equipo asignado a esa sala.
Responsabilidades del Usuario
Un representante autorizado del grupo que hace la reserva de la sala de reuniones debe permanecer en el establecimiento durante todo el período por el cual está reservada. Las salas de reuniones de la biblioteca deben ser devueltas en la misma condición en la que fueron encontradas. Los usuarios de las salas de reuniones aceptan pagar por cualquier daño causado a la propiedad de la Biblioteca.
Actividades Prohibidas
La política de la Biblioteca prohíbe ciertas actividades e incidentes de conducta inapropiada (se refiere a Policy 142). Estas políticas prohíben, entre otras actividades, las siguientes:
- Consumo de drogas, alcohol, y el uso de productos derivados del tabaco
- Comportamiento perjudicial
- Actividades que impidan el funcionamiento normal de la Biblioteca
- El uso de cualquier equipo que interfiera con las operaciones de la Biblioteca o que produzca pérdidas o responsabilidades para la Biblioteca
Reservas
Para reservar una sala de reuniones, se debe llenar y remitir un Formulario de Reservas para la Sala de Reuniones para su aprobación con por lo menos dos semanas de anticipación al evento. Los formularios están disponibles en todas las bibliotecas, o se puede descargar uno del sitio de Web de la Biblioteca (www.imcpl.org).
Una petición de reserva para una sala de reunión por una organización sin fines de lucro debe incluir una copia del certificado de 501c3. Este requisito puede ser obviado por la CEO en el caso de pequeñas organizaciones sin fines de lucro y grupos de la comunidad con un interés especial. IMCPL archivará una copia del certificado. El número de teléfono para reservar una sala de reuniones es 275-4020. Los honorarios requeridos deben ser pagados al menos una semana antes del evento. El uso de la sala de reuniones se limita al tipo de reunión o actividad notado en la solicitud.
Los paquetes informativos para las Salas de Reunión de la Biblioteca pueden ser obtenidos en el escritorio de recepción del Centro de Servicios Bibliotecarios, o las sucursales de la Biblioteca durante los horarios de servicio al público. Las salas de reuniones pueden ser reservadas con hasta un (1) año de anticipación. Se aceptan reservas para el siguiente año calendario a partir del primero (1º) de Septiembre.
Cancelaciones
Las dos partes tienen el derecho de cancelar este acuerdo con notificación escrita a la otra parte sin responsabilidad como resultado de caso de fuerza mayor en el cual ninguna parte tiene control, regulaciones del gobierno, terrorismo, desastres, huelgas, disturbios civiles, o cualquier otro caso en el cual ninguna parte tiene control, que haga imposible o ilegal el programa en las condiciones vigentes al momento de la firma del acuerdo. Las partes pueden continuar el contrato en los términos y condiciones que puedan ser negociados en las nuevas circunstancias. Cualquier depósito realizado será reembolsado a la parte que hubiera efectuado el depósito.
Espacios y Honorarios
Las siguientes salas de reuniones están disponibles para ser reservadas -
| Honorarios en Las Sucursales | Gobierno/ Sin Fines de Lucro | Con Fines de Lucro |
|---|---|---|
| Sala de reuniones en la sucursal (hasta 4 horas) | $0.00 | $80.00 |
| Sala de reuniones en la sucursal (cada hora adicional) | $0.00 | $160.00 |
| Honorarios en el Centro de Servicios Bibliotecarios (LSC) | ||
| Sala de reuniones pequeña (hasta 4 horas) | $40.00 | $80.00 |
| Sala de reuniones pequeña (cada hora adicional) | $10.00 | $20.00 |
| Salón de Junta Directiva (hasta 4 horas) | $60.00 | $120.00 |
| Salón de Junta Directiva (cada hora adicional) | $15.00 | $30.00 |
| Sala de reuniones grande (hasta 4 horas) | $180.00 | $360.00 |
| Sala de reuniones grande (cada hora adicional) | $40.00 | $80.00 |
| Honorarios en la Biblioteca Central | ||
| Sala de Reuniones Goodrich/Houk (45 asientos) | $180.00 | $260.00 |
| Honorario por hora después de 4 horas | $45.00 | $65.00 |
| Sala de Reuniones Knall (60 asientos) | $200.00 | $300.00 |
| Honorario por hora después de 4 horas | $50.00 | $75.00 |
| Sala de Reuniones Riley (100 asientos) | $220.00 | $340.00 |
| Honorario por hora después de 4 horas | $55.00 | $85.00 |
| Salón de Colecciones Especiales de Indianápolis (24 asientos) | $350.00 | $500.00 |
| Honorario por hora después de 4 horas | $87.50 | $125.00 |
| El servicio de comida no está disponible durante los horarios de atención al público. | ||
| Auditorio Clowes (329 asientos) | $1100.00 | $1600.00 |
| Honorario por hora después de 4 horas | $275.00 | $400.00 |
| Laboratorio de Computación | $180.00 | $300.00 |
| Honorario por hora después de 4 horas | $45.00 | $75.00 |
| Salón de Conferencias (Garden) | $340.00 | $340.00 |
| Honorario por hora después de 4 horas | $85.00 | $85.00 |
Los honorarios están basados en un mínimo de cuatro (4) horas. Se cobrarán los impuestos de venta a organizaciones con fines de lucro e individuos. Los honorarios para entidades gubernamentales de la ciudad, el condado, y afiliados designados de la Biblioteca pueden ser obviados. Esta exención requiere la aprobación de la CEO. Se cobrarán los costos de estacionamiento, seguridad adicional, el técnico del auditorio, bebidas y comida. Se efectúan descuentos para más de una reserva.
No se cobrarán honorarios para el uso de las salas de reunión en las sucursales bajo las siguientes circunstancias:
- Reuniones celebradas por organizaciones sin fines de lucro.
- Reuniones celebradas por pequeñas organizaciones de la comunidad.
- Reuniones celebradas por la ciudad u otra agencia gubernamental.
Se cobrarán honorarios para el uso de las salas de reunión en las sucursales bajo las siguientes circunstancias:
- Reuniones para empresas o grupos con fines de lucro.
- Eventos para recaudar fondos.
- Reuniones que exigen el pago de matrícula u otro cobro (salvo agencias gubernamentales o de la biblioteca)
- Reuniones donde se promuevan o vendan productos o servicios
- Reuniones con la intención de promover las metas particulares de un individuo o grupo, tales como recitales o clases pagadas de tutoría
- Eventos personales - fiesta de cumpleaños, reunión, festejo, etc.
Instalaciones de la Sala
Los grupos pueden ordenar los muebles del salón para lo que necesiten, con el entendimiento de que éstos serán devueltos a sus lugares originales. El personal de la sucursal de la Biblioteca no es responsable del arreglo de la sala para su reunión.
Hay personal disponible en la Biblioteca Central y el Centro de Servicios Bibliotecarios (LSC) para instalar las salas. Honorarios Especiales en la Biblioteca Central y LSC: Un cobro de $25 será agregado a cualquier reserva para instalar y limpiar la sala si no se provee servicio de comida ni bebidas.
Comida y Bebidas
Se debe limitar el consumo de refrigerios a los que pueden ser desechados fácilmente, ej. meriendas pequeñas, almuerzos en caja. Se debe consumir todos los refrigerios dentro de la sala y desechar la basura en los lugares apropiados.
Los alimentos y bebidas requeridos para las reuniones deberán ser provistos por el Proveedor Exclusivo de la Biblioteca. Una vez efectuada la reserva de una sala de reuniones, los clientes deberán acudir al Gerente del Proveedor de la comida. El Gerente del Proveedor de la comida será responsable de los arreglos para los servicios de comida provista, incluyendo la recaudación de honorarios. La Biblioteca Pública no asume ninguna responsabilidad por los servicios del proveedor.
Estacionamiento
Hay estacionamiento gratis en todas las sucursales de la Biblioteca y en LSC. Hay aproximadamente 400 espacios disponibles en el garaje de la Biblioteca Central. Se puede hacer arreglos para pagar por adelantado.
Equipo Audiovisual
Los grupos que deseen equipo de A/V o electrónico pueden pedirlos al proveedor aprobado por la Biblioteca. Si un grupo desea traer equipo de A/V o electrónico de otro lugar, tiene que obtener aprobación previa. Se provee y requiere apoyo técnico para el uso del auditorio en la Biblioteca Central y el Salón de Conferencias (Garden). Hay un honorario por este servicio.
Seguridad
Si un grupo desea un nivel superior de seguridad, se le cobrará al grupo el precio vigente del proveedor de seguridad de la Biblioteca. Si la índole del grupo o reunión es tal que la Biblioteca determina que mayor seguridad es necesaria, se le cobrará al grupo.
Publicidad
Cada grupo es responsable por su propia publicidad. Cualquier publicidad impresa debe incluir la declaración: "Este programa no es patrocinado por la Biblioteca Pública de Indianápolis - Condado de Marion." La publicidad no incluirá el número telefónico de la Biblioteca ni tampoco se puede usar el nombre o dirección de la Biblioteca como domicilio postal.
Petición y Firma
Organizaciones o individuos solicitando firmas para una petición no pueden bloquear el derecho de paso, interferir con la conducción de negocios, ni crear problemas de desechos. Los rótulos con instrucciones deben ser remitidos a la Biblioteca y montados por el personal de la Biblioteca. Los materiales no pueden ser fijados en las paredes, ventanas, puertas o muebles. Los rótulos no autorizados serán retirados.
Indemnización
Los arrendatarios deben indemnizar y librar de responsabilidad a la Biblioteca Pública de Indianápolis - Condado de Marion y sus funcionarios, directores, agentes, y empleados por las pérdidas, daños, demandas, costos, y gastos que se presenten por heridas o muerte de cualquier persona(s), o daños a la propiedad resultantes de cualquier acto u omisión de los usuarios o sus empleados, agentes, representantes, visitantes, invitados, o público general en tanto tales pérdidas, daños, demandas, costos y gastos se presenten en conexión con o estén relacionados con el uso de la instalación por la organización o el individuo.
Daños
Los arrendatarios son responsables de todos los daños, gastos, y pérdidas, incluyendo el robo y pérdida de propiedad, causado por cualquier persona que asista, participe en, o provea productos y servicios relacionados con el uso de la instalación y toda propiedad tangible por el arrendatario. El valor de reemplazo puede ser usado por IMCPL para determinar el monto a cobrar por los daños.
Responsabilidad
La Biblioteca no asume responsabilidad por artículos perdidos o robados, ni vehículos dañados en el estacionamiento.
Autorización de uso revocada o rehusada: Se prohibirá o rescindirá el uso de las salas de reuniones de la Biblioteca en cualquier momento si la actividad o conducta planeada o llevándose a cabo en la instalación es negativa o interfiere con el personal de la Biblioteca y su servicio al público. El privilegio de usar las salas de reuniones será revocado si las actividades de los usuarios impactan negativamente las operaciones normales de la Biblioteca. Por ejemplo:
- La reunión se efectúa de manera ruidosa, desordenada o inflamatoria
- El tamaño de la reunión presenta algún peligro para la seguridad personal o del edificio, o supera la capacidad de estacionamiento en la Biblioteca o vecindario.
- Las actividades de los usuarios de la sala de reuniones distraen al personal de la Biblioteca en el desempeño de sus deberes.
- Los usuarios de la sala de reuniones no pagan todos los honorarios requeridos o no pagan por daños a la sala de reuniones.
- Los usuarios de la sala de reuniones no dejan la sala en la misma condición en la que la encontraron.
- Si no cumplen con alguna de las normas de la Biblioteca.
- Un grupo no se presenta a una reunión programada sin notificación previa.
Prioridades
Se dará prioridad a los eventos patrocinados por la Biblioteca; a eventos patrocinados por la Ciudad-Condado; y a grupos que radican en Indianápolis/Condado de Marion. Todos los demás grupos serán considerados en base al orden de solicitud. La Biblioteca se reserva el derecho de cancelar cualquier permiso para realizar algún evento de urgencia patrocinado por la Biblioteca. En tal eventualidad, la Biblioteca hará todo el esfuerzo posible para dar aviso con tiempo razonable y ayudará al grupo a reservar otra fecha o sala de reuniones de la biblioteca. En caso de que esto no sea posible, se reembolsará todo honorario que se haya abonado.
Vigente desde Septiembre 1, 2008
